Referat – møte med eventholdere

Dato: Tirsdag 5. april

Deltakere: Anja, Jon, Jon Ove, Elin

1. Gjennomgang av Oslo-samlingen

Vi startet møtet med å gå gjennom referatet fra Oslo-samlingen og oppsummere hva vi tidligere har blitt enige om.

Følgende punkter ble løftet frem:

- Innføring av pre-party og afterparty i forbindelse med arrangementene

- Etablering av digitale møter

- Utvikling av en veiledningsløsning for eventholdere

Det ble diskutert hva denne veiledningen skal hete. Tilbakemeldingen i møtet var at begrepet “coaching” kan oppleves misvisende. Helene jobber med å få løsningen inn i systemet og nettsiden.

Beslutning:

Vi bruker begrepet “veiledning fra eventholdere” videre.

2. Markedsføring

Markedsføring var hovedtema i møtet.

Vi diskuterte hva som fungerer best av ulike kanaler, blant annet:

- Google Ads

- Facebook-annonsering

- Organisk aktivitet i egne kanaler

Vi landet på følgende:

- For Single & Mingle er det viktigste å skape engasjement og trygghet, ikke bare synlighet. vi som Eventholdere kan gjerne bli mer personlige og dele litt av vårt liv uten at det blir privat. Det å se at vi har et liv kan gjøre at folk blir tryggere på oss.

- Siden vi allerede har Facebook-grupper i hver lokasjon, er disse en av våre viktigste ressurser

- Det er derfor avgjørende å bruke disse gruppene aktivt til:

  - diskusjoner

  - historier

  - engasjement

Det ble også tydelig at markedsføringen i større grad må være:

- følelsesbasert

- relasjonsbyggende

3. Blogginnlegg (oppfølging etter møtet)

Som en direkte oppfølging av møtet, ble det utarbeidet et eget blogginnlegg om markedsføring.

Dette ble gjort fordi vi så et behov for:

- gi eventholdere et tydelig verktøy

- samle anbefalinger og struktur i én plan

Blogginnlegget ble utviklet i samarbeid med ChatGPT, med mål om å avklare:

- hva som faktisk fungerer best av markedsføringstiltak

- hvordan vi bør bruke egne kanaler

- hva eventholdere konkret skal gjøre

4. Pre-party og afterparty

Det ble også diskutert videre hvordan vi skal bruke pre-party og afterparty aktivt.

- Deltakere kan komme på afterparty uten å kjøpe mat. Dette er noe vi egentlig ikke ønsker fordi samlingen rundt maten er viktig, men vi gjør det for de av oss som ikke tør å ta hele pakken på en gang. Det kan være en myk start for mange.

Ulike behov hos deltakere

Vi anerkjenner at folk er forskjellige:

- Noen trenger en rolig start → pre-party (kaffe/drink)

- Noen trenger å tørre å komme og drikke seg til mot 😅

Målet er:

- At flere tør å møte opp

- At de blir kjent med andre

- At de senere deltar på hele arrangementet

Viktigheten av struktur på afterparty

Det ble understreket at afterparty ikke må bli tilfeldig.

Det er viktig at:

- Nye deltakere blir inkludert i eksisterende grupper, eller

- Det opprettes egne grupper for de som kommer senere

Forslag:

- Koble dem inn i siste runde med samtalekortgrupper

- Eller samle dem i egne grupper dersom det passer bedre

Poeng:

- De som kommer til afterparty må oppleve at de er en del av noe

- Ikke stå utenfor eller bli passive

5. Rekruttering av crew

Det ble tatt opp behov for å få tak i flere til crew.

Et konkret forslag var:

• Å nevne dette tydelig i starten av arrangementene, som en del av velkomst/tale

Hensikt:

• Gjøre det lavterskel å melde seg

• Synliggjøre behovet

• Engasjere deltakere som allerede er positive til konseptet

6. Lukket Facebook-gruppe for medlemmer

Oppfølging av møtet i Oslo: Det ble diskutert etablering av en egen lukket Facebook-gruppe.

Status:

• Det er opprettet en gruppe for halvårs- og årsmedlemmer

• Gruppen er ikke tatt i bruk ennå

Formål:

• Gjøre det enklere for medlemmer å:

  • bli kjent

  • ta initiativ til egne aktiviteter

  • holde kontakt mellom eventer

• Skape mer verdi for de som har medlemskap

Viktige avklaringer fremover

Før gruppen tas i bruk, må vi avklare:

• Hva gruppen konkret skal brukes til

• Hvordan den skal brukes

• Hvordan vi unngår at den:

  • tar fokus bort fra arrangementene

  • skaper for mye intern aktivitet som konkurrerer med eventene

  
  

Målet er:

• Å styrke fellesskapet

• Ikke å erstatte eller svekke eventene

7. Oppsummering

Møtet hadde hovedfokus på:

• Markedsføring og hvordan nå ut bredere

• Bruk av egne kanaler, spesielt Facebook-grupper

• Videre utvikling av pre-party og afterparty

• Tiltak for å bygge fellesskap og rekruttere crew

Det er enighet om at:

• Engasjement og trygghet er nøkkelen til flere deltakere

• Vi må bruke egne flater mer aktivt

• Fellesskap mellom eventer er viktig, men må struktureres riktig